Zaměstnavatel se seznamovat s e-maily zaměstnance, ani bývalého zaměstnance, nemůže. Porušil by tím právo zaměstnance na soukromí. Soukromou e-mailovou schránkou je i e-mailová schránka zřízená pro zaměstnance zaměstnavatelem za účelem výkonu pracovních činností, pokud obsahuje osobní údaje pracovníka, např. josef.novak@firma.cz. Taková e-mailová schránka není „majetkem“ zaměstnavatele, jak se někteří mylně domnívají. Vstupovat do takové schránky a kontrolovat zprávy lze jen v případě, kdy zájmy zaměstnavatele převáží nad právem na ochranu soukromí stávajícího/bývalého zaměstnance a nelze využít jiného, méně invazivního postupu. I pak lze číst zprávy velmi omezeně, tj. mohou být kontrolovány jen hlavičky e-mailů, nikoli jejich obsah. Až pokud z hlavičky e-mailu vyplyne, že půjde o e-mail pracovní povahy, se kterým se zaměstnavatel zdůvodnitelně potřebuje seznámit, může tak zaměstnavatel učinit.
Na došlé e-maily nelze odpovídat přímo z dotčené soukromé e-mailové adresy. Uvedená pravidla nelze obejít ani přesměrováním příchozích e-mailů na jinou e-mailovou adresu. Při ukončení pracovního poměru je vhodné k soukromé e-mailové adrese bývalého zaměstnance nastavit automatickou odpověď, která bude odesilatel e-mailu informován, že adresát již ve firmě nepracuje a lze se obrátit na jiného zaměstnance. Také doporučujeme, aby končící zaměstnanec sám prošel svou e-mailovou schránku a předal zaměstnavateli pracovní e-maily, které mohou být pro další činnost zaměstnavatele důležité. E-mailovou schránku po ukončení pracovního je potřeba odstranit. Pokud má zaměstnavatel objektivní důvody ji archivovat, určí přiměřenou dobu, po jejímž uplynutí ji odstraní.
Pokud jde o pracovní emailové schránky bez osobních údajů zaměstnance, např. info@abc.cz, obchod@xyz.cz, fakturace@sro.cz apod., tak na tyto se ochrana soukromí nevztahuje a po skončení pracovního poměru zaměstnance, který je využíval, je může spravovat jiný zaměstnanec.
Tyto postupy doporučujeme upravit v interním předpisu. Zaměstnanci tak budou předem informováni o tom, jak bude s jejich e-mailovými schránkami zacházeno. Interní předpisy přitom mohou zaměstnanci zakázat používat e-mailové adresy k soukromým účelům. Pokud se tak stane, budou takové schránky požívat nižší míru ochrany soukromí.