Každý zaměstnavatel potřebuje důležité údaje o svém zaměstnanci, musí ale dodržovat požadavky na ochranu osobních údajů. Je potřeba si uvědomit, že lze zakládat jen takové písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce a k plnění povinností požadovaných právními předpisy (např. daňové předpisy nebo předpisy v oblasti sociální zabezpečení).
V praxi u našich zákazníků často narážíme na pořizování kopií občanských průkazů, řidičského průkazu, průkazu zdravotní pojišťovny apod., v lepším případě se po zaměstnanci požaduje jeho souhlas s kopií, který se založí do jeho spisu.
Pokud jde o kopie občanských průkazů, tak v § 15a odst. 2 zákona č. 328/1999 Sb. o občanských průkazech je stanoveno, že je „zakázáno pořizovat jakýmikoliv prostředky kopie občanského průkazu bez prokazatelného souhlasu občana.“ Takový souhlas ale musí splňovat požadavky nařízení GDPR, tj. souhlas musí být konkrétní, informovaný, jednoznačný, ničím nepodmíněný a musí být z něj zřejmé:
- za jakým účelem se kopie pořizuje a
- po jak dlouhou dobu hodlá zaměstnavatel tyto osobní údaje zpracovávat.
Pomineme nyní to, že souhlas může být kdykoliv odvolán, což je problém samo o sobě. Největší problém spatřujeme právě ve zmíněném účelu pořízení kopie, který pak zaměstnavatel neumí vysvětlit v případě kontroly dozorového orgánu. Stejně tak ani ukládání si čísla občanského průkazu zaměstnance nemá žádný smysl a jedná se o nadbytečné shromažďování osobních údajů, což je samo o sobě porušením nařízení GDPR (ale o tom jindy).
Pokud tedy neumíme vysvětlit, za jakým konkrétním účelem kopii občanského průkazu nebo jiného dokladu potřebuji, nemohu pořizovat kopie, a to ani v případě řidičského průkazu nebo průkazu zdravotní pojišťovny. Zaměstnavatel má určitě právo si podle občanského průkazu ověřit totožnost uchazeče o zaměstnání, nebo si podle průkazu zdravotní pojišťovny ověřit příslušnost ke zdravotní pojišťovně, případně číslo pojištěnce, ale není důvod občanský průkaz nebo jiné doklady kopírovat a zakládat do spisu zaměstnance.
Pozor ale na výjimky. Výše uvedené se netýká cizinců, kteří jsou občany zemí mimo evropskou oblast volného pohybu osob, u kterých je zapotřebí kopie dokladů prokazující oprávněnost pobytu cizince na území ČR uchovávat, a to i 3 roky po ukončení pracovního poměru.