Obecně lze konstatovat, že nelze při výběru zaměstnanců zjišťovat údaje, které nesouvisejí s pracovním uplatněním. Nicméně v souladu s ustanovením § 316 odst. 4 zákona Zákoníku práce může zaměstnavatel vyžadovat po uchazeči o zaměstnání/zaměstnanci informace o trestněprávní bezúhonnosti v následujících případech:
- pokud právní předpis stanoví, že pro výkon určité práce musí být zaměstnanec bezúhonný (např. učitelé, zdravotní sestry, sociální pracovníci, policisté, hasiči, auditoři, notáři, advokáti apod.)
- pokud existuje věcný důvod spočívající v povaze práce, která má být vykonávána, a je-li tento požadavek přiměřený a ospravedlnitelný (např. u zaměstnance provádějícího platební operace či uzavírajícího smlouvy na velká peněžitá plnění).
Mimo tyto případy zaměstnavatel nesmí požadovat výpis z Rejstříku trestů, ani nesmí informace o bezúhonnosti získávat jiným způsobem, např. prostřednictvím třetích osob.
Pokud má uchazeč o zaměstnání/zaměstnanec v Rejstříku trestů záznam, musí zaměstnavatel pečlivě posoudit povahu spáchaného trestného činu ve vztahu k druhu práce, který má uchazeč vykonávat, neboť při výběru zaměstnanců nesmí docházet k diskriminaci.
Vzhledem k výše uvedenému je zaměstnavatel v některých případech a po účelem zpracování odůvodněnou dobu, Rejstřík trestů uchovávat ve spise zaměstnance. To samé platí i o poznámkách, které si na základě předloženého výpisu z Rejstříku trestů zaměstnavatel pořídí.
Při ukončení pracovního poměru je potřeba pečlivě zvážit, které doklady mohou zůstat v osobním spise. Určitě zde nesmí zůstat právě doklady o bezúhonnosti (výpis z rejstříku trestů).